Найчастіша причина затримки оплати за зерно — не покупець, а неповний пакет документів. Бухгалтерія не проведе платіж, доки немає підписаної накладної або довідки. Нижче — повний список, розділений на дві частини: що потрібно один раз для акредитації і що оформлюється на кожну партію.
Документи для акредитації (один раз)
Перед першою угодою покупець перевіряє продавця — так само, як ми радимо вам перевіряти покупця. Зазвичай просять:
Фермерське господарство або ТОВ
- виписка або витяг з Єдиного державного реєстру (ЄДР);
- документ про призначення керівника (рішення, протокол, наказ) і копія паспорта та РНОКПП підписанта;
- довіреність, якщо договір підписує не керівник;
- витяг з реєстру платників ПДВ — якщо продаєте з ПДВ (Ф1);
- документи, що підтверджують походження зерна: договори оренди або витяги про право власності на землю, звіт про збір урожаю — покупці дедалі частіше просять їх, щоб переконатися, що зерно вирощене вами;
- банківські реквізити (IBAN).
ФОП
- виписка або витяг з ЄДР;
- витяг з реєстру платників єдиного податку (якщо ви на спрощеній системі) або з реєстру платників ПДВ;
- копія паспорта та РНОКПП;
- документи на землю, з якої зібрано врожай;
- IBAN рахунку ФОП.
Фізична особа (власник паю, ОСГ)
- копія паспорта та РНОКПП;
- довідка сільської (селищної, міської) ради про наявність земельної ділянки — без неї з виплати утримають податки;
- IBAN особистого рахунку.
Детально про податки й ліміти для фізосіб — у статті «Як продати зерно фізичній особі легально».
Документи на кожну партію
| Документ | Хто складає | Навіщо |
|---|---|---|
| Договір купівлі-продажу (поставки) або специфікація до рамкового договору | Обидві сторони | Ціна, обсяг, якість, базис, строк оплати |
| Товарно-транспортна накладна (ТТН) | Вантажовідправник, на кожну машину | Підтверджує перевезення і вагу при відвантаженні |
| Акт приймання-передачі або реєстр приймання | Покупець або елеватор | Фактична вага і якість, які підуть у розрахунок |
| Результати лабораторного аналізу (посвідчення про якість) | Лабораторія | Підстава для надбавок і знижок за якість |
| Видаткова накладна | Продавець | Первинний документ продажу для бухгалтерії |
| Податкова накладна, зареєстрована в ЄРПН | Продавець — платник ПДВ | Обов'язкова для Ф1; без неї покупець затримує частину оплати |
Якщо зерно зберігається на елеваторі, для передачі покупцю знадобиться ще й переоформлення: розпорядження (заява) власника на переведення зерна на покупця. Уточніть в елеватора його форму заздалегідь.
ТТН: паперова чи електронна
Станом на жовтень 2026 року електронна ТТН (е-ТТН) залишається добровільною: у червні 2026 року Кабмін ухвалив постанову, яка дозволила використовувати е-ТТН і після завершення пілотного проєкту, а законопроєкт про її обов'язковість ще готується. Тобто паперова ТТН поки законна. Але е-ТТН зручніша: її не загубить водій, і покупець бачить її одразу, тому оплата часто проходить швидше.
У ТТН перевірте: державні номери авто і причепа, ПІБ водія, вагу брутто/тара/нетто, найменування культури і місце розвантаження, що збігається з договором.
Чек-лист перед відвантаженням
- Договір або специфікація підписані до виїзду першої машини.
- Покупцю надіслано пакет для акредитації — і він підтвердив, що все гаразд.
- Для фізособи — є свіжа довідка з ради.
- На кожну машину — ТТН, копія лишається у вас.
- Домовлено, хто і де відбирає проби, є арбітражна проба.
- Для Ф1 — погоджено дату виписки податкової накладної.
ТОВ «ОЛІТСАР АГРО ГРУП» допомагає фермерам зібрати пакет документів перед першою угодою, а малим господарствам консультує безкоштовно через ГО «Чесна Земля».
Коротко: питання та відповіді
Які документи потрібні фермеру для продажу зерна?
Для акредитації — виписка з ЄДР, документ про призначення керівника, паспорт і РНОКПП підписанта, витяг платника ПДВ (для Ф1), документи на землю та реквізити. На кожну партію — договір або специфікація, ТТН, акт приймання, аналіз якості, видаткова накладна і, для Ф1, податкова накладна.
Чи обов'язкова електронна ТТН у 2026 році?
Станом на жовтень 2026 року е-ТТН добровільна, паперова ТТН законна. Законопроєкт про обов'язкову е-ТТН готується, тому варто стежити за змінами.
Які документи потрібні фізособі для продажу зерна?
Паспорт, РНОКПП, IBAN і довідка сільської, селищної або міської ради про наявність земельної ділянки. Без довідки дохід оподатковується.
Продаєте зерно?
Назвемо актуальну ціну закупівлі під вашу партію — з ПДВ і без ПДВ, з вивезенням з господарства.
Читайте також
Як продати зерно фізичній особі легально у 2026 році
Ліміт 103 764 грн на рік без податків, довідка з ради, що робити при перевищенні — і коли вигідніше оформити ФОП чи ФГ.
Договір купівлі-продажу зерна: на що звернути увагу
Які умови мають бути в договорі обов'язково, щоб у разі спору ви отримали свої гроші. Розбір по пунктах.